Os moradores de condomínios que recebem suas correspondências todos os dias na porta de casa ou no armário de correspondências do prédio não imaginam o trabalho que dá fazer toda a organização e gestão dessas correspondências.
Os funcionários precisam receber, registrar, separar e entregar tudo o que o serviço dos Correios e transportadoras entregam diariamente. Para se ter uma ideia, um condomínio com 100 unidades de apartamentos costuma ter um volume de 300 correspondências por dia. Quase 10 mil todos os meses. Ou seja, está longe de ser um trabalho simples cuidar de tantas entregas.
Correspondência é assunto sério
Tudo o que chega através dos Correios ou transportadoras são objetos e documentos que não podem ser extraviados em hipótese alguma. A partir do momento em que é recebido por um profissional do condomínio, a responsabilidade passa a ser do condomínio. E o extravio de materiais é um assunto que sempre causa confusão. Por isso, quanto mais organizado e metódico você for, melhor.
Dicas para organizar a correspondência
A Invicta Garantidora vai te dar algumas dicas do que você pode fazer para organizar melhor a correspondência do seu condomínio.
Eleja um responsável
A primeira coisa é delegar responsabilidades aos funcionários. Não dá para deixar essa responsabilidade para todos, é preciso que uma pessoa seja a responsável. Assim, ela terá mais compromisso em fazer tudo corretamente. E se algo der errado, você já sabe qual pessoa deve ser cobrada.
Faça registros
Outra coisa que não pode faltar é um caderno de recebimento. Todas as encomendas que chegarem e que precisam ser entregues em mãos, devem ser anotadas em um caderno de recebimento que será assinado pelo morador no momento da retirada. Isso protege o condomínio de eventuais problemas com extravios.
Crie uma rotina
Como as correspondências chegam todos os dias, é muito importante que seja adotada uma rotina de recebimento, separação e entrega. Quando essa rotina é seguida, as chances de acontecer erros são muito menores. Por isso, converse com o funcionário responsável pelas correspondências, entenda como ele faz o trabalho e veja se é possível melhorar algum processo da sua rotina.
